Conseils pratiques pour combiner le bureau et le télétravail.
Introduction
Si vous avez le choix, préférez-vous travailler à domicile parce que vous savez que vous pouvez travailler sans être dérangé et donc être plus efficace ? Préférez-vous venir au bureau tous les jours pour voir vos collègues ? Ou bien, comme la plupart d’entre nous, préférez-vous une combinaison des deux ? La plupart des personnes qui ont travaillé à domicile pendant la pandémie souhaitent continuer à le faire. Quelle que soit la date de la fin de la pandémie, les employés continueront à exiger des conditions de travail flexibles. Même si la plupart des gens ne veulent pas travailler à domicile tout le temps, ils veulent travailler à distance, au moins dans une certaine mesure, et 80 % d’entre eux pensent que le travail à domicile a donné de bons résultats.
Le lieu de travail du futur sera constitué d’équipes hybrides, certaines travaillant sur place et d’autres depuis leur domicile ou une plage du Costa Rica. Mais il est également important de se rappeler que la plupart des gens trouvent que les réunions entièrement numériques fonctionnent mieux que les réunions hybrides. Trouver l’équilibre entre les besoins des personnes travaillant à distance et ceux des personnes travaillant au bureau sera la clé d’un lieu de travail réussi à l’avenir.
Que faut-il donc pour qu’un lieu de travail avec des réunions hybrides régulières fonctionne aussi bien qu’un lieu de travail traditionnel ? Nous pensons que vous devez mettre en place une infrastructure durable en interne, avec certains membres du personnel au bureau et d’autres à la maison. Dans ce guide, nous vous aiderons à créer un environnement de travail hybride qui permettra à votre entreprise de s’adapter à ce nouveau format de travail ainsi qu’aux changements à venir.
La définition d’un lieu de travail hybride
Pour beaucoup, la pandémie a été la première expérience d’un lieu de travail hybride. Certains travaillaient à domicile, tandis que d’autres étaient encore au bureau, ce qui a donné lieu à une nouvelle approche des réunions numériques. Le lieu de travail hybride est simplement la combinaison du travail au bureau et du travail à distance. Bien qu’il ait été imposé à beaucoup au départ, le lieu de travail hybride a permis de répondre plus facilement aux besoins spécifiques de chaque employé et d’atteindre un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
Les réunions numériques où chaque participant est assis derrière son ordinateur portable fonctionnent généralement bien. Bien sûr, il arrive qu’une mauvaise connectivité Internet empêche les participants de participer et que le chiot aboie en arrière-plan, mais en général, les réunions sont assez stables. Cependant, les problèmes peuvent s’aggraver lorsque les réunions deviennent hybrides. Il est beaucoup plus difficile de s’assurer que tout le monde dispose du même espace lorsque certaines personnes sont assises en face les unes des autres dans une salle de conférence, et que d’autres sont assises chez elles. Cela peut clairement affecter le résultat des réunions, car les participants peuvent plus facilement communiquer entre eux et ainsi faire passer leur agenda. Il s’agit d’un domaine qui peut certainement être amélioré.
Les employés veulent continuer à travailler à distance…
Les salariés continueront à rechercher la flexibilité et un plus grand contrôle sur le lieu et la manière dont ils travaillent. Dans une étude Microsoft de 2021, 73 % des travailleurs ont répondu qu’ils souhaitaient continuer à bénéficier d’options de télétravail flexibles. Dans Swedes and the Internet 2021, la moitié des professionnels suédois travaillaient à domicile en 2021. 9 personnes sur 10 qui travaillaient à domicile souhaitent continuer à le faire même après la pandémie.
…et ils devraient être autorisés à le faire
Mais un lieu de travail hybride ne conduit pas seulement à des employés plus heureux ; c’est aussi un facteur de réussite en termes de productivité. Dans une étude du BCG, 75 % des personnes interrogées qui avaient travaillé à distance pendant la pandémie ont déclaré qu’elles étaient aussi productives qu’avant lorsqu’elles accomplissaient leurs tâches individuelles. Environ 50 % ont déclaré être au moins aussi efficaces même lorsqu’ils effectuent des tâches conjointes qui se dérouleraient normalement dans une salle de conférence physique avec des collègues.
Le bureau du futur
Meilleure planification de l’espace de bureau
L’un des aspects positifs du travail hybride est qu’il permet aux entreprises de réduire l’espace de bureau et donc les coûts. Mais il peut être difficile de déterminer l’espace dont vous avez besoin lorsque vous ne savez pas combien d’employés viennent réellement chaque jour. Il est bien sûr possible de concevoir le lieu de travail de manière à ce qu’il puisse accueillir à la fois des travailleurs sur place et des travailleurs à distance, mais il y a quelques éléments à prendre en compte, tels que la conception des salles et la répartition des espaces de travail.
Hot desking et hoteling
Le hot-desking signifie que les employés n’ont pas leur propre poste de travail auquel ils s’assoient tous les jours, mais qu’ils choisissent un espace libre. Il y a plus d’employés que de bureaux et vous n’utilisez que le nombre de bureaux et de salles dont vous avez besoin. Le hot-desking se répandra à mesure que l’environnement de travail hybride se généralisera. L’hôtellerie est essentiellement le même concept, mais vous devez réserver un espace de bureau par le biais d’une application ou d’un autre logiciel avant de pouvoir l’utiliser. Vous pouvez fixer des règles sur la fréquence à laquelle chaque employé peut réserver un espace, en décidant, par exemple, que chaque employé peut réserver un espace de bureau deux fois par semaine.
N’oubliez pas: tenez compte des besoins spécifiques de vos employés. Ceux qui ont de jeunes enfants à la maison et dont le partenaire est en congé parental voudront certainement venir de temps en temps, ou tout le temps. N’oubliez pas non plus que tout le monde n’est pas à l’aise avec le travail à domicile. La jeune génération, par exemple, qui occupe son premier emploi, vit souvent dans de petits appartements et veut faire l’expérience de la vie professionnelle « pour de vrai » et sur place. Examinez donc la situation des bureaux et déterminez si vous souhaitez donner la priorité aux jeunes employés et aux parents d’enfants en bas âge, par exemple.
Comment les bureaux doivent-ils être organisés ?
Combinez les salles de réunion et de collaboration et veillez à ce qu’il y ait des espaces distincts pour la concentration et l’interaction sociale. Si les employés viennent principalement pour socialiser, se réunir et collaborer, vous devez créer un environnement inspirant et social. Dans la mesure du possible, veillez à disposer de petites salles de discussion. Si vous ne disposez que de grandes salles de réunion, vous devrez peut-être les réserver pour des réunions individuelles. Veiller à ce que les employés puissent passer un appel téléphonique en toute intimité ou simplement s’asseoir dans un espace isolé pendant un moment est tout aussi important que de disposer d’espaces plus vastes pour les interactions sociales.
Comment adapter un espace de travail existant à des conditions hybrides ?
Un environnement de bureau hybride doit convenir à tous les employés, qu’ils travaillent à domicile, au bureau ou les deux. Mais comme de nombreux bureaux ne pourront pas augmenter le nombre de pièces, vous pouvez procéder à d’autres ajustements judicieux.
- Vidéoconférence – toute entreprise a besoin d’un système qui assure une communication fluide entre les employés et les travailleurs à distance. Par conséquent, toute salle de conférence doit être équipée d’une caméra, d’une connexion internet stable, d’un système VoIP, d’un logiciel de vidéoconférence et, s’il s’agit d’un espace plus grand, de microphones pour garantir une excellente qualité sonore.
- Créez des zones différentes – bien qu’il soit impossible de tout construire, vous pouvez désigner des zones spécifiques pour différentes activités. Dans une approche basée sur l’activité, certaines zones sont transformées en espaces sociaux, d’autres en lieux de travail ciblé. Une partie distincte du bureau peut être aménagée avec des bureaux où les employés peuvent réserver une place pour les jours où ils viennent.
- Système de réservation de salles – pour que les personnes présentes au bureau disposent toujours d’une salle pour leurs réunions et que les participants aux réunions à distance n’aient jamais à attendre qu’une salle vide soit trouvée.
- Mobilier modulaire – utilisez des meubles flexibles qui peuvent être personnalisés pour répondre aux besoins de votre entreprise. Vous pouvez les monter et les démonter, ce qui permet d’ajuster le nombre de bureaux utilisés, par exemple.
- Environnements extérieurs – n’oubliez pas que les réunions plus détendues peuvent se tenir à l’extérieur si le temps le permet, et pourquoi ne pas les combiner avec une promenade pour donner un coup de fouet au podomètre ?
Conseil sur l’internet des objets : installez des capteurs IoT pour compter le nombre de personnes présentes dans le bureau. De cette manière, vous pouvez également identifier les bureaux qui doivent être nettoyés en fonction de leur fréquence d’utilisation.
Créer de meilleures conditions pour les bureaux à domicile
Assurer un meilleur équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée de vos employés est un élément important du mode de travail hybride. Ils apprécieront de ne pas avoir à se déplacer tous les jours, de trouver plus facilement du temps pour faire de l’exercice, ou tout simplement de pouvoir équilibrer leur vie plus facilement. Cependant, dans l’enquête Microsoft de 2021 mentionnée plus haut, 42 % des personnes interrogées déclarent qu’elles manquent de matériel de bureau à la maison, et 10 % ne disposent pas d’une connexion internet adéquate. Pour que le lieu de travail hybride fonctionne, vous devez créer les conditions adéquates pour tous ceux qui travaillent à domicile.
Quel est l’équipement technique nécessaire ?
La technologie est bien sûr un facteur clé et vous avez besoin d’une ou plusieurs solutions intelligentes. Certains préfèrent utiliser Microsoft Teams pour toutes les communications, tandis que d’autres combinent les différentes solutions de Google avec Slack, par exemple. Quelle que soit la solution retenue, vous devez trouver un moyen pour que les personnes travaillant à domicile puissent communiquer aussi facilement que celles qui sont assises en face les unes des autres au bureau. Une astuce consiste à créer des canaux et des groupes de discussion. Vous pouvez classer les sujets de conversation dans différents canaux Teams ou créer des canaux de discussion qui traitent de sujets liés au travail et d’autres sujets importants comme l’après-travail. Bien sûr, vous ne pouvez pas offrir à vos employés des appartements plus grands ou un meilleur climat intérieur, mais certaines dispositions pratiques sont recommandées. Fournir à tous les employés un écran, un clavier, une chaise de bureau et un casque peut faire une grande différence ! Bien sûr, un bureau qui peut être relevé et abaissé peut également apporter des améliorations significatives à la maison, mais il y a des limites à l’investissement que vous pouvez faire. La plupart des employés se rendront compte que vous ne pouvez pas assumer l’entière responsabilité de l’environnement domestique.
6 conseils pour réussir la visioconférence hybride
Les réunions vidéo en ligne sont généralement plus efficaces que les réunions en personne. En fait, elles permettent même aux participants d’arriver à l’heure, pour une fois ! Mais il y a quelques détails à prendre en compte. Aujourd’hui, la plupart des réunions numériques qui associent des personnes présentes au bureau et des participants à distance ne sont pas à la hauteur. La priorité devrait être de pouvoir collaborer de la même manière, quel que soit l’endroit où l’on se trouve.
Gérer les employés dans un lieu de travail hybride
L’un des aspects positifs de la gestion numérique des employés est la possibilité de nouer des liens plus étroits. Même si vous n’êtes pas assis l’un à côté de l’autre au bureau, vous avez l’occasion de voir la cuisine, le chat ou le partenaire de votre employé et de découvrir son environnement familial. En fait, cela vous permet souvent de mieux comprendre leur vie que si vous vous étiez rencontrés au bureau.
Tout le monde doit être traité sur un pied d’égalité
En tant que dirigeant, vous devez veiller à ce que les personnes qui travaillent à distance aient les mêmes possibilités que celles qui travaillent au bureau. Le lieu de travail hybride ne doit pas donner lieu à un traitement spécial, quel qu’il soit. Pour avoir une meilleure idée de ce que veulent les employés, demandez-leur ! Envoyez des enquêtes ou discutez avec eux séparément et demandez-leur ce qu’ils veulent :
- Comment ont-ils vécu le travail à domicile ?
- Combien d’entre eux souhaitent travailler à domicile ?
- Combien de jours souhaiteraient-ils travailler à domicile ?
- Qui a besoin/doit venir régulièrement au bureau ?
- Manque-t-il des installations techniques au bureau ?
- Leur manque-t-il des équipements à la maison ?
- Quelqu’un a-t-il besoin d’une formation à des programmes spécifiques ?
Conseil supplémentaire Dans un environnement de travail hybride, il peut être difficile de savoir qui est disponible et qui ne l’est pas. Mais avec un logiciel intelligent qui permet aux employés de créer des profils personnalisés indiquant leur disponibilité, la tâche devient plus facile. Vous pouvez facilement voir qui est à l’heure du déjeuner, qui est malade à la maison ou qui est en réunion.
Résumé
Lorsque vous planifiez un lieu de travail hybride, vous devez tenir compte des employés et de leurs besoins. Les employés sont l’atout le plus important de l’entreprise, et la mise en œuvre d’un degré plus élevé de flexibilité est importante aujourd’hui et le deviendra probablement encore plus à l’avenir. Le lieu de travail hybride n’est pas une solution temporaire, c’est la façon dont une grande partie des entreprises travailleront à l’avenir. Nous vous suggérons de vous y mettre dès que possible. Un dernier rappel cependant : permettre aux employés de travailler à domicile pour atteindre un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée peut aussi avoir des aspects négatifs. Le bureau, les collègues et les trajets peuvent être remplacés par des heures de travail interminables. Certains employés se rendront compte qu’ils peuvent remplir leur agenda de réunions en réunions et être en ligne sur le chat 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, s’ils le souhaitent. L’enquête 2021 de Microsoft, mentionnée plus haut, a révélé que le temps passé dans les réunions MS Teams a plus que doublé en 2020. La réunion Teams moyenne était plus longue, et le temps passé dans les salons de discussion et dans les courriels a augmenté.
Alors que de nombreuses personnes pensent qu’elles peuvent travailler encore plus à domicile, elles risquent de s’épuiser. En effet, 54% se sentent surchargés de travail et 39% épuisés. Notre dernier rappel est donc d’organiser des réunions régulières avec tout le monde et d’être attentif aux signes d’alerte. Un lieu de travail hybride doit être aussi bénéfique pour vos employés que pour l’entreprise elle-même – jamais au détriment de vos employés.
Chez Telavox, nous nous efforçons de faciliter la communication au sein des entreprises et entre elles. Nous avons développé une solution qui rend les journées de travail plus faciles et plus agréables en utilisant une seule application pour les appels, les textes et les vidéoconférences.
N’hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez mieux nous connaître !