Introduction
En plus d’être un moyen moins coûteux et plus efficace d’organiser des réunions, il s’agit d’un moyen de communication respectueux de l’environnement, car les participants peuvent se trouver n’importe où dans le monde. Vous pouvez facilement rester en contact avec d’autres bureaux de votre entreprise ou organiser des réunions avec des clients dans d’autres pays. Dans ce guide, nous examinerons une série d’avantages et d’inconvénients de la téléconférence traditionnelle, ainsi que des alternatives à votre solution existante – si vous en avez une.
Problèmes courants liés à la téléconférence
Tout d’abord, vous devez saisir un code long lorsque vous participez à une conférence téléphonique. Il se peut que vous y parveniez du premier coup, mais il est également probable qu’un ou cinq chiffres vous échappent. Dans un service de conférence téléphonique international, le code peut comporter jusqu’à 42 caractères, il n’est donc pas surprenant que vous vous trompiez. Une fois la connexion établie, l’appel se caractérise par des retards et peut-être même par une certaine confusion. Vous reconnaissez-vous ?
En fait, un autre problème courant est que de nombreuses personnes ne réalisent même pas que la téléconférence est disponible ! Pour réussir, la première étape consiste donc à s’assurer que tous les membres de l’entreprise savent qu’une solution de téléconférence est disponible. Vous devez également vous assurer que tout le monde sait comment fonctionne le processus – non seulement en interne, mais aussi pour les personnes extérieures qui pourront appeler.
Par exemple, faites de la téléconférence une option d’un service ou d’une application que vous utilisez déjà. Il est ainsi plus facile pour les employés de tomber dessus, même s’ils n’y sont pas habitués. En plus d’être facile à découvrir, l’application elle-même doit être facile à comprendre et prête à l’emploi.
La vidéoconférence en ligne ne suffit pas ?
Les appels vidéo en ligne sont un moyen populaire et intelligent de communiquer, surtout en privé. Mais il y a quelques inconvénients. Tout d’abord, le réseau mobile est optimisé pour la voix, qui reste de loin la plus stable. N’avez-vous pas participé à un certain nombre de réunions vidéo au cours desquelles l’image s’est figée ? Certes, c’est agréable de se voir, mais lorsque l’image bégaie, cela engendre une frustration supplémentaire, qui aurait pu être évitée si les conversations s’étaient déroulées par téléphone. Et dans les réunions, il est souvent important d’économiser à la fois du temps et de l’énergie !
En outre, il n’est pas rare que les participants à la conférence soient en retard. Si vous avez réservé un appel vidéo, vous devez être devant votre ordinateur pour participer à la conférence. Vous êtes tout simplement limité, contrairement à ce qui se passe si la conférence se déroule par téléphone. Dans ce cas, tout le monde peut participer même s’il n’est plus devant son ordinateur.
5 conditions pour une téléconférence réussie
1. que cela se produise réellement
En fait, la principale condition préalable à une téléconférence réussie est qu’elle ait lieu ! Quelles que soient les fonctionnalités intéressantes disponibles, cela ne sert à rien si les employés ne savent pas que la solution existe ou si elle est trop compliquée à utiliser.
2. qu’il fonctionne sans problème
Lorsqu’il s’agit d’une réunion de dernière minute, il n’est que trop fréquent que les employés oublient où composer le numéro ou où trouver le code de conférence. Dans les grandes organisations, il n’est pas rare de devoir commander un code de conférence auprès de la réception et, malheureusement, il est tout aussi fréquent que le code mette du temps à arriver. Les anciennes solutions de téléconférence ont également tendance à être inutilement compliquées.
3. qu’il commence à l’heure
Si vous utilisez des services de téléconférence traditionnels plus anciens, il se peut que vous deviez attendre longtemps avant que la réunion ne commence. Même si vous vous êtes assuré d’être à l’heure, quelqu’un d’autre peut être retardé ou avoir des problèmes de connexion.
4. que le son est bon
Pas de téléconférence sans sonorisation. La communication peut bien fonctionner même si l’image est parfois hachée, mais si l’on ne peut pas entendre ce que dit la personne de l’autre côté, c’est encore plus difficile.
5. le réseau est stable (s’il est mis en ligne)
Si la téléconférence ne se déroule pas sur le réseau téléphonique, il est bien sûr important que la connexion soit la meilleure possible. Si l’un des participants se trouve dans un train, par exemple, les conditions ne seront pas optimales. Il est recommandé d’organiser une téléconférence sur le réseau téléphonique, mais les réunions en ligne peuvent constituer une bonne alternative si vous êtes souvent en contact avec des pays où les appels sont très coûteux, ou avec des endroits où vous savez que la couverture est généralement défectueuse.
CONSEIL: Pour être vraiment sûr que la conférence fonctionne correctement, il peut être judicieux d’utiliser deux solutions en même temps. De nombreux clients optent pour une solution de téléconférence standardisée qu’ils combinent ensuite avec un service comme Hangouts ou Skype. De cette façon, vous savez que le son fonctionnera, même si l’image se fige.
En quoi une téléconférence à Dubaï diffère-t-elle d’une téléconférence au Royaume-Uni ?
Bien entendu, une téléconférence fonctionne exactement de la même manière si vous communiquez avec un client à Dubaï ou à Eskilstuna, mais certains obstacles doivent être surmontés lorsque les appels sont effectués au-delà des frontières nationales.
Différences de temps
Cela va sans dire, mais si vous allez parler à quelqu’un à Shanghai, vous devrez tenir compte de l’heure qu’il est là-bas lorsque vous proposerez une réunion.
Différences culturelles
Pour réussir une conversation, il convient de se demander s’il existe des différences culturelles à prendre en compte. Il peut y avoir des différences significatives dans la manière de s’exprimer dans le pays où se trouve la personne, par exemple vous devriez savoir s’il est acceptable d’utiliser le nom de famille de la personne ou s’il est acceptable de n’utiliser que le prénom. Il peut être important de faire attention aux expressions que vous utilisez, car l’humour et l’argot ne sont pas toujours bien perçus.
Différences techniques
Les différences techniques entre les pays deviennent plus évidentes si la conférence se déroule en ligne. En clair, plus l’internet est médiocre, plus les difficultés sont grandes. Il peut également y avoir des problèmes si vous parlez à quelqu’un qui se trouve derrière un pare-feu.
En règle générale, c’est lorsqu’on s’adresse à des entreprises plus grandes, dotées d’une structure plus traditionnelle, que les problèmes surgissent. Dans certaines entreprises, les employés sont soumis à davantage de restrictions et leur ordinateur et leur téléphone peuvent être verrouillés pour certains sites web et appels internationaux, par exemple.
Coûts
Téléphoner en ligne est bien sûr gratuit, mais si vous voulez vous assurer la meilleure qualité de son possible, cela peut coûter un peu cher. Certains services proposent des numéros de téléphone gratuits internationaux, d’autres non. Il est important de vérifier ce que le fournisseur que vous choisissez peut vous offrir.
Qualité du son
En général, la qualité sonore d’un appel téléphonique à Shanghai ou à Säffle n’est pas très différente. Cependant, lorsque vous parlez à quelqu’un à l’autre bout du monde, il y a toujours un certain délai qui ne peut être évité, quelle que soit la manière dont vous choisissez de passer l’appel.
Gardez ces éléments à l’esprit lorsque vous choisissez une solution de téléconférence
La qualité du son au téléphone s’est considérablement améliorée et la possibilité de communiquer au-delà des frontières est aujourd’hui bien meilleure. Chaque entreprise étant différente, les caractéristiques exactes que vous recherchez peuvent varier, mais voici quelques points à prendre en considération.
La simplicité avant les fonctionnalités
La meilleure solution est la plus simple. Celle où non seulement l’audio fonctionne, mais où les employés savent exactement comment inviter des personnes à une conférence, ou comment participer à un appel à la dernière minute.
Des licences personnelles au lieu d’abonnements
Au lieu des abonnements téléphoniques traditionnels, cherchez une solution qui utilise des licences qui ne sont pas liées à un numéro ou à une personne. Au lieu de devoir annuler et souscrire de nouveaux abonnements dès que quelqu’un quitte l’entreprise, les licences peuvent être déplacées librement.
Codes personnalisés
Pour éviter d’oublier des codes, la meilleure solution est souvent que les utilisateurs aient leur propre code personnalisé qui ne change jamais, ainsi qu’un numéro à utiliser lorsqu’ils appellent, où qu’ils se trouvent dans le monde.
Possibilité de clôturer la conférence téléphonique
Une fonction intelligente à recommander est la possibilité de fermer la conférence lorsque tous les participants sont entrés. Lorsque vous constatez que tous les participants sont entrés, vous pouvez « verrouiller » la réunion afin qu’aucune personne non autorisée ne puisse s’y joindre.
Exemple : fonctionnement d’une conférence téléphonique
Telavox a développé une plate-forme qui réunit la téléphonie, le standard, le chat et la possibilité de faire des téléconférences. Nous verrons ici comment fonctionne la solution de téléconférence proprement dite.
Connexion
Tous les utilisateurs ont leur propre login, et dans l’application, tout est géré sur votre ordinateur ou votre téléphone. Il vous suffit d’introduire votre conférence et d’inviter les participants, par exemple par e-mail ou par SMS. Lorsqu’ils sont prêts à rejoindre la conférence, vous leur demandez d’appeler votre numéro et de saisir votre code personnalisé. Puis, le moment venu, vous vous joignez vous-même à la conférence en cliquant sur « Rejoindre ».
Clôturer la conférence
Si vous souhaitez fermer la conférence lorsque tous les participants sont présents, il vous suffit de désélectionner l’option « Ouvrir à de nouveaux participants ».
Coût de la conférence
Pour les employés de l’entreprise effectuant des appels internes, l’appel est gratuit. Pour les participants en Suède, le coût est le même que celui d’un appel local suédois vers un numéro fixe.
En résumé
Le téléphone n’est pas mort, bien au contraire ! Bien que la vidéoconférence et le chat soient en plein essor, il est indéniable que le réseau GSM reste une source audio plus fiable. Vous bénéficiez d’un signal plus stable et vous pouvez mieux vous assurer que tout au long de l’appel, vous avez bien tout le monde en ligne. La solution basée sur le cloud de Telavox place la disponibilité et la facilité d’utilisation au centre de ses préoccupations. Outre la gestion des conférences téléphoniques, vous pouvez discuter avec vos collègues, transférer des appels et bien plus encore. Cela doit être simple et facile, et la qualité du son prime toujours sur les fonctions fantaisistes. De plus, la solution de téléconférence est entièrement gratuite.