Depuis que l’Organisation mondiale de la santé (OMS) a annoncé la découverte d’un virus inconnu dans la province de Hubei, en Chine, rien n’est plus pareil. Les entreprises ont dû s’adapter rapidement et de nombreuses personnes travaillent désormais à domicile. On pourrait presque dire que le coronavirus a donné le coup d’envoi de la plus grande expérience mondiale en matière de travail.
Introduction
Telavox est un expert en communication d’entreprise dont l’objectif est de rendre la vie professionnelle plus agréable et plus productive grâce à des outils numériques adaptés. En collaboration avec Johanna Olsson, experte en organisation de l’agence The Hows, nous vous expliquons comment créer les meilleures conditions pour que votre équipe puisse collaborer à distance. Nous vous indiquons quels sont les outils numériques qui facilitent le travail et nous partageons des conseils stratégiques sur ce à quoi vous devez penser en tant qu’entrepreneur maintenant – et après la crise de la corona.
Comment créer une culture d’entreprise positive avec une équipe à distance ?
Lorsque nous travaillons à distance, bon nombre des besoins que nous ressentons en tant qu’êtres humains dans un environnement de travail sont exacerbés. Nous avons besoin de sécurité, d’appartenance et de nous sentir compétents. Cela devient plus difficile lorsque nous travaillons à distance. Il est plus facile de se sentir déconnecté des aspects sociaux du travail lorsque nous manquons de lieux de rencontre sociaux naturels sur le lieu de travail, comme le déjeuner, les pauses café ou lorsque nous nous croisons avant une réunion. Nous nous sentons également moins confiants quant à l’évolution des projets et de l’entreprise en général lorsque nous n’avons plus la même vue d’ensemble et que nous ne pouvons plus communiquer comme lorsque nous nous rencontrons en personne.
L’anxiété peut prendre le pas sur la volonté de coopérer
Dans le même temps, la façon dont nous travaillons peut également nous sembler nouvelle et étrangère. Nous pouvons commencer à remettre en question nos compétences personnelles, ce qui peut entraîner, entre autres, une perte de motivation et des sentiments de dépression. Nous ressentons un besoin accru de nous affirmer et de faire nos preuves. Ce besoin prend le pas sur la volonté de coopérer. Nous pouvons commencer à nous contrôler mutuellement pour retrouver un sentiment de contrôle. Nous pouvons réagir d’une manière qui peut sembler très étrange. Mais elles sont en fait tout à fait naturelles et liées à des besoins humains fondamentaux.
L’importance de répondre aux besoins fondamentaux
Lorsque nous traversons une crise, nous pouvons nous améliorer en changeant les choses qui nous aident à satisfaire nos besoins fondamentaux. Par exemple, nous voyons de plus en plus d’équipes faire des efforts avec des pauses café numériques et des AW pour augmenter le sentiment d’appartenance.
7 conseils pour maintenir la cohésion d’une équipe à distance
En tant qu’employeur, il est important que vous soyez clair sur les attentes et que vous créiez de bonnes structures. Les outils relationnels tels que les processus de retour d’information, les habitudes de construction des relations et le travail continu sur la construction de la sécurité et de l’ouverture au sein de l’équipe sont au moins aussi importants.
1. créer ou développer les valeurs de votre entreprise
Lorsqu’une équipe travaille à distance, il est plus difficile pour les nouveaux membres de l’équipe de comprendre et de s’intégrer à la culture de l’entreprise, car vous vous rencontrez rarement physiquement. Il est donc important de communiquer et de documenter le type de valeurs qui doivent imprégner et guider les employés dans leur travail quotidien. La culture d’entreprise doit être clairement définie pour tous les membres de l’organisation, nouveaux et anciens, dès le premier jour.
Pour que la culture d’entreprise positive continue à se développer, en particulier avec une équipe géographiquement dispersée, vous devez l’évaluer en permanence. Parlez beaucoup de valeurs avec vos employés. Quelles sont les valeurs les plus importantes pour eux ? Y a-t-il des valeurs qui ont changé au fil du temps ?
2. faire connaître votre culture aux autres
Du point de vue de la marque employeur, il est excellent de faire connaître les valeurs de votre entreprise et la manière dont vous les concevez. Vous attirerez ainsi les bons talents et faciliterez la compréhension et l’intégration des nouveaux employés dans la culture de l’entreprise, en particulier pour ceux qui travaillent à distance.
Netflix est un exemple bien connu d’entreprise qui partage ouvertement sa culture d’entreprise. Netflix Culture : Freedom & Responsibility a été publié par Reed Hastings, PDG et fondateur de Netflix, en 2009 et compte près de 20 millions de vues.
3. accueillir les nouveaux employés devant l’ensemble de l’équipe et de l’entreprise
Lorsque vous arrivez dans une entreprise, on vous fait généralement visiter les lieux et on vous présente vos collègues. Ce n’est pas aussi facile si vous travaillez à distance. Mais ce problème peut être résolu assez facilement. Chez Telavox, nous utilisons un chat interne dans lequel nous avons créé différents espaces de discussion ouverts. L’un d’entre eux s’appelle « Nouveau chez Telavox », où les nouveaux employés peuvent créer un message et écrire quelques lignes sur eux-mêmes. Tous les membres de l’entreprise savent alors qu’ils ont un nouveau collègue. Bien entendu, il est également possible d’envoyer l’information par courrier électronique.
Encouragez les nouveaux employés à prendre rendez-vous avec les membres de l’équipe et les collègues des autres services avec lesquels ils travailleront en étroite collaboration. Ces employés contribuent également à diffuser la culture de l’entreprise et c’est un excellent moyen d’apprendre à se connaître à un niveau plus personnel.
4. encourager un environnement de communication ouverte et de retour d’information
Créez des canaux de communication clairs, simples et ouverts. Cela favorise la transparence et encourage les employés à entrer en contact les uns avec les autres. Chez Telavox, nous utilisons beaucoup le chat interne, qui a même presque remplacé le courrier électronique. Le chat abaisse le seuil de communication entre les employés, vous obtenez des réponses plus rapides et il réduit les spams. En tant que dirigeant, vous devez encourager un environnement où chacun contribue à la vie de votre équipe. Grâce au chat, ce ne sont pas seulement les personnes bruyantes et extraverties qui occupent le devant de la scène, mais tout le monde se sent à l’aise pour s’exprimer. L’objectif est de réduire autant que possible la bureaucratie et les formalités afin d’éviter de réduire les employés au silence, ce qui n’est ni sain ni propice à la créativité.
Le chat interne de Telavox est également un excellent outil pour l’intégration des nouveaux employés. Le chat contient les coordonnées de tous les employés, le département auquel ils appartiennent, le pays dans lequel ils travaillent et une photo de la personne. Si vous êtes nouveau, cela vous donne un aperçu précieux des personnes qui travaillent dans l’entreprise et de la façon dont elle est organisée. Ici, un employé de Telavox explique comment il s’est rapidement intégré dans l’équipe à l’aide de la plateforme de communication.
5. Définir les attentes en matière de méthodes de communication
Il est important de préciser comment, quand et pour quoi vos canaux de communication seront utilisés. Il se peut que vous souhaitiez traiter la documentation plus formelle par courrier électronique, tandis que la communication plus informelle se fera par Slack ou Skype.
Un guide interne peut vous aider à réduire la confusion sur ce que les employés doivent publier et où ils doivent le faire. Si votre équipe utilise différents outils de communication pour collaborer (comme Microsoft teams pour le partage de fichiers ou Slack pour le chat), informez-en immédiatement tous les membres de l’équipe.
6. Maintenez la communication !
La communication sera cruciale pour le succès ou l’échec de votre collaboration au sein d’une équipe à distance. Par conséquent, prévoyez des réunions hebdomadaires régulières – essayez d’en organiser au moins deux. Passez en revue les travaux de l’équipe, fournissez des informations sur les décisions susceptibles d’affecter l’équipe et encouragez le retour d’information et le dialogue ouvert. En outre, essayez d’organiser les réunions par vidéoconférence. Cela permet aux personnes de se reconnaître et de voir leurs réactions et leurs expressions faciales. Le langage corporel contribue à une communication plus efficace, car les gens l’observent presque autant qu’ils écoutent ce que vous dites.
7. Indiquez clairement quand vous travaillez et quand vous êtes libre
Vous êtes en réunion ? En train de faire du Vabbing ? Ou êtes-vous en train de faire du yoga ? Il n’est pas facile de se suivre les uns les autres lorsque vous êtes une équipe à distance. Il y a différentes façons d’indiquer où vous êtes, par exemple en ayant un calendrier ouvert ou en communiquant par e-mail. Dans l’application Telavox, il y a un paramètre « Profils ». Vous pouvez y indiquer facilement à vos collègues et clients si vous êtes en train de déjeuner, si vous êtes malade, etc. Vous pouvez choisir le numéro qui s’affiche à l’extérieur et définir les appels à effectuer – appels directs ou appels en file d’attente.
Résumé : Comment créer une culture d’entreprise lorsque l’on travaille à distance ?
- Créez ou développez les valeurs de votre entreprise.
- Faites connaître votre culture aux autres.
- Accueillez les nouveaux employés devant l’ensemble de l’entreprise.
- Encouragez un environnement de communication ouverte et de retour d’information.
- Fixez des attentes en matière de méthodes de communication.
- Communiquez, communiquez, communiquez !